Lieferschein

Ein Lieferschein begleitet die Ware vom Lager bis zum Empfänger. Er sagt, was geliefert wurde, in welcher Menge und an wen, und er dient beim Empfang als Grundlage für die Kontrolle. Mit unterschriebenem Empfangsschein belegt er außerdem, dass und wann die Ware angekommen ist. Für Großhandel, Handwerk, Getränke- und Lebensmittelhandel, Baustoffhändler, Gärtnereien, Werkstätten und alle, die selbst ausliefern, ist das Lieferscheinbuch deshalb ein tägliches Arbeitsmittel. Gerade dort, wo direkt am Fahrzeug oder auf der Baustelle ausgestellt wird, ist das handschriftliche Durchschreibebuch nach wie vor schneller und robuster als jede Software. In diesem Ratgeber geht es um den Ablauf rund um den Lieferschein, die Ausführungen im Sortiment und typische Stolperfallen bei Reklamationen.

Was ein Lieferschein leistet

Der Lieferschein ist keine Rechnung. Er dokumentiert die Warenbewegung, nicht die Zahlung. In einem sauberen Ablauf stehen drei Dokumente miteinander in Beziehung:

In vielen Buchhaltungen werden diese drei Belege vor der Zahlung miteinander abgeglichen. Stimmen Bestellung, Lieferschein und Rechnung überein, wird gezahlt. Weichen sie ab, wird geklärt. Ein vollständig ausgefüllter Lieferschein spart an dieser Stelle viele Rückfragen.

Typische Angaben auf dem Lieferschein

Ein Lieferschein hat keine gesetzlich festgelegte Form wie eine Rechnung. In der Praxis haben sich aber folgende Angaben bewährt:

• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name und Lieferanschrift des Empfängers, ggf. abweichend von der Rechnungsadresse
• Lieferscheinnummer und Datum
• Bezug auf Bestellung oder Auftrag, etwa Bestellnummer oder Bauvorhaben
• Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Menge und Mengeneinheit
• bei Teillieferungen der Hinweis, was noch offen ist
• Unterschrift des Empfängers mit Datum und Namen in Druckbuchstaben

Ausführungen im Sortiment

Lieferschein mit Empfangsschein: Das ist die verbreitetste Form und macht den Großteil der Kategorie aus. Neben dem eigentlichen Lieferschein enthält der Satz einen Empfangsschein, den der Empfänger unterschreibt und der beim Lieferanten verbleibt. So haben Sie einen Nachweis über die Übergabe in der Hand. Ausführungen bieten SIGEL, AVERY Zweckform und herlitz.

Lieferschein mit Preisspalte: AVERY Zweckform führt eine Ausführung mit zusätzlicher Spalte für Preise. Sie ist praktisch, wenn der Lieferschein gleichzeitig als Grundlage für die spätere Rechnung dient, etwa beim Direktverkauf ab Hof oder bei Kleinlieferungen mit sofortiger Abrechnung. Beachten Sie: Auch mit Preisangaben ersetzt ein Lieferschein keine ordnungsgemäße Rechnung.

Die Anzahl der Blattsätze, das Format und ob die Formulare nummeriert sind, entnehmen Sie bitte der jeweiligen Artikelbeschreibung. Zusätzlich gibt es Lieferscheine auch in der Kategorie Blöcke & Notizbücher.

Ablauf in der Praxis: vom Lager bis zur Unterschrift

1. Kommissionieren: Die Ware wird nach Auftrag zusammengestellt. Der Lieferschein wird schon im Lager ausgefüllt, idealerweise direkt beim Packen. 2. Kontrolle vor der Abfahrt: Ein zweiter Blick auf Mengen und Artikel verhindert die meisten Fehllieferungen. 3. Übergabe: Der Empfänger prüft die Ware auf Vollständigkeit und sichtbare Schäden. 4. Vermerke: Fehlmengen oder Transportschäden werden direkt auf dem Lieferschein und dem Empfangsschein notiert, etwa „1 Karton beschädigt“ oder „2 Stück fehlen“. 5. Unterschrift: Der Empfänger unterschreibt mit Datum und Namen in Druckbuchstaben. 6. Aufteilung: Das Original bleibt beim Kunden, der Empfangsschein geht zurück an den Lieferanten, die Kopie bleibt im Buch. 7. Weiterleitung: Der unterschriebene Empfangsschein wird an die Buchhaltung bzw. die Rechnungsstellung übergeben.

Reklamationen: warum der Vermerk zählt

Viele Streitigkeiten um Lieferungen entstehen, weil Mängel erst später gemeldet werden. Wer eine Lieferung ohne Vorbehalt quittiert, hat es oft schwerer, einen bei Übergabe erkennbaren Schaden nachzuweisen. Für Empfänger lohnt sich deshalb eine kurze Sichtprüfung vor der Unterschrift, für Lieferanten eine saubere Dokumentation. Unter Kaufleuten bestehen zudem allgemein Untersuchungs- und Rügeobliegenheiten, nach denen Mängel unverzüglich angezeigt werden sollten. Die Einzelheiten hängen von Vertrag und Situation ab; im Streitfall ist eine rechtliche Beratung sinnvoll.

Häufige Fehler und Lösungen

• Unleserliche Unterschrift ohne Namen: Lassen Sie den Namen zusätzlich in Druckbuchstaben eintragen.
• Mengeneinheit fehlt: „10“ kann Stück, Kartons oder Paletten bedeuten. Schreiben Sie die Einheit immer dazu.
• Teillieferung nicht gekennzeichnet: Vermerken Sie offene Positionen, sonst geht der Kunde von einer Komplettlieferung aus.
• Durchschrift unleserlich: Mit Kugelschreiber und festem Druck schreiben, bei selbstdurchschreibenden Sätzen das Schreibschutzblatt unterlegen.
• Empfangsschein geht verloren: Feste Sammelstelle im Fahrzeug, zum Beispiel eine Mappe, und tägliche Abgabe im Büro.

Aufbewahrung von Lieferscheinen

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine gelockert: Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen nach allgemeinem Verständnis seit 2025 nicht mehr für die volle Frist aufbewahrt werden, sobald die zugehörige Rechnung vorliegt bzw. versandt wurde. Dient ein Lieferschein dagegen als Buchungsbeleg, gelten die üblichen Fristen für Buchungsbelege, derzeit 8 Jahre. Aus praktischen Gründen, etwa für Reklamationen, Gewährleistung oder Rückfragen, bewahren viele Betriebe Lieferscheine trotzdem länger auf. Welche Regelung für Sie gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Lieferschein im Wareneingang

Auch wer Ware empfängt, profitiert von einer klaren Routine. Legen Sie fest, wer im Betrieb Lieferungen annehmen darf, und hinterlegen Sie dort eine Kopie der offenen Bestellungen. So lässt sich vor der Unterschrift prüfen, ob die Lieferung überhaupt erwartet wurde. Zählen Sie die Packstücke, vergleichen Sie die Positionen mit der Bestellung und notieren Sie Abweichungen sofort. Den Lieferschein heften Sie anschließend zur Bestellung, bis die Rechnung eintrifft. Wird die Rechnung geprüft, liegt alles beisammen. Für Betriebe ohne Warenwirtschaftssystem ist diese einfache Mappe oft die effektivste Kontrolle gegen doppelte oder falsche Rechnungen.

Einkaufstipps für Handel und Handwerk

• Fahrzeuge ausstatten: Jedes Auslieferungsfahrzeug sollte ein eigenes Lieferscheinbuch und ein Reservebuch an Bord haben.
• Einheitliches Modell: Ein Modell im ganzen Betrieb vereinfacht Einarbeitung und Ablage.
• Bedarf schätzen: Beispielrechnung: Bei 15 Auslieferungen pro Tag an 220 Arbeitstagen entstehen rund 3.300 Lieferscheine im Jahr. Teilen Sie diese Zahl durch die Satzanzahl pro Buch, um den Jahresbedarf zu ermitteln.
• Kombinieren: Wer beim Kunden auch bar kassiert, braucht zusätzlich ein Quittungsbuch. Für Regiearbeiten und Baustellenberichte eignen sich Formularbücher.

Firmenkunden können auf Rechnung bestellen und die Lieferscheinbücher über Kostenstellen im Kundenkonto einzelnen Filialen oder Fahrzeugen zuordnen. Bei größeren Mengen gelten Staffelpreise. Weitere Vordrucke finden Sie unter Formulare & Geschäftsbücher.