Durchschreibepapier

Rechnung, Auftrag, Übergabeprotokoll – oft wird ein Dokument mehrfach gebraucht, und zwar in exakt gleicher Form. Durchschreibepapier sorgt dafür, dass Original und Kopie in einem einzigen Arbeitsgang entstehen und inhaltlich garantiert übereinstimmen. Es gibt zwei grundverschiedene Verfahren: selbstdurchschreibendes Papier, kurz SD-Papier, und klassisches Kohlepapier. Beide haben ihre Stärken. Dieser Ratgeber erklärt, wie die Verfahren funktionieren, wie Sie Durchschreibesätze selbst zusammenstellen und bedrucken, und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten.

Zwei Verfahren im Vergleich

So funktioniert selbstdurchschreibendes Papier

SD-Papier wird auch Carbonless oder NCR-Papier genannt. Die Unterseite des oberen Blattes ist mit winzigen Mikrokapseln beschichtet, die einen farblosen Farbbildner enthalten. Die Oberseite des darunterliegenden Blattes trägt eine Reaktionsschicht. Drückt der Kugelschreiber oder die Nadel eines Druckers auf das Papier, platzen die Kapseln, der Farbbildner trifft auf die Reaktionsschicht und erscheint als Schrift. Daraus ergeben sich drei Blattarten:

• Oberblatt (CB, coated back): nur auf der Rückseite mit Kapseln beschichtet. Es ist das Original, auf das geschrieben wird.
• Mittelblatt (CFB, coated front and back): vorne Reaktionsschicht, hinten Kapseln. Es empfängt die Schrift und gibt sie weiter.
• Schlussblatt (CF, coated front): nur vorne mit Reaktionsschicht. Es ist die letzte Kopie.

Ein 2-fach-Satz besteht also aus Ober- und Schlussblatt, ein 3-fach-Satz aus Ober-, Mittel- und Schlussblatt, ein 4-fach-Satz aus Oberblatt, zwei Mittelblättern und Schlussblatt.

Einzelblätter oder vorsortierte Sätze?

Im Sortiment finden Sie Durchschreibepapier als Einzelsorten – Oberblätter, Mittelblätter und Schlussblätter getrennt verpackt, etwa in DIN A4 mit 5 × 500 Blatt oder in SRA3 mit 1.000 Blatt. Damit stellen Sie Sätze in beliebiger Lagenzahl und Farbfolge selbst zusammen. Alternativ gibt es in der Übersicht Formulare & Geschäftsbücher vorsortierte Durchschreibesätze, bei denen die Blätter bereits in der richtigen Reihenfolge liegen. Bezeichnungen wie „Straight“ geben an, in welcher Reihenfolge die Lagen im Stapel liegen – wichtig für die Ausgabe Ihres Druckers mit der Druckseite nach oben oder nach unten.

SRA3 ist ein Überformat etwas größer als A3. Es wird in Druckereien und Hausdruckereien genutzt, um mehrere Formulare pro Bogen zu drucken und anschließend zu schneiden.

Beispielrechnung: wie viel Papier für 500 Sätze?

Ein Handwerksbetrieb benötigt 500 Auftragssätze im 3-fach-Format: Original für den Kunden, Kopie für die Buchhaltung, Kopie für die Werkstatt.

• Oberblätter: 500
• Mittelblätter: 500
• Schlussblätter: 500

Bei 4-fach-Sätzen verdoppelt sich die Zahl der Mittelblätter auf 1.000. Wer Einzelsorten in Packungen mit 5 × 500 Blatt kauft, hat mit je einer Packung Ober-, Mittel- und Schlussblättern Material für 2.500 3-fach-Sätze. Plant man etwa 2 Prozent Ausschuss für Probedrucke und Fehleinzüge ein, reicht das für knapp 2.450 nutzbare Sätze. Die Werte sind Beispielrechnungen.

Bedrucken im Laserdrucker und Kopierer

SD-Papier, das ausdrücklich für Laserdrucker und Kopierer ausgewiesen ist, lässt sich in Bürogeräten bedrucken. Bei den Carbonless-Papieren von xerox entnehmen Sie der jeweiligen Artikelbeschreibung, für welche Geräte sie ausgewiesen sind. Damit der Druck gelingt, beachten Sie Folgendes:

1. Papier akklimatisieren: Lassen Sie das Papier einige Stunden im Raum liegen, bevor Sie es einlegen. 2. Lagen getrennt drucken oder vorsortiert einlegen: Entweder bedrucken Sie Ober-, Mittel- und Schlussblätter nacheinander mit demselben Layout und legen sie anschließend zusammen, oder Sie verwenden vorsortierte Sätze und drucken das Layout so oft, wie der Satz Lagen hat. 3. Fächerung vermeiden: SD-Papier nicht kräftig auffächern oder knicken. Der Druck kann die Kapseln zum Platzen bringen und Flecken erzeugen. 4. Einzug über das richtige Fach: Verwenden Sie das Fach, das der Gerätehersteller für Spezialpapiere empfiehlt, und wählen Sie im Treiber eine passende Papiersorte. 5. Sätze verbinden: Gedruckte Lagen werden häufig an einer Kante mit speziellem Fächerleim verbunden, der sich später leicht wieder in einzelne Sätze trennen lässt. Alternativ genügt eine Heftklammer oder eine Klemmmappe.

Wichtig: Der Laserdrucker überträgt das Formularlayout, nicht die Durchschrift. Die Durchschrift entsteht erst später beim Ausfüllen mit Kugelschreiber oder Nadeldrucker.

Kohlepapier: der Klassiker

Kohlepapier – auch Blaupapier genannt – ist ein dünnes Trägerblatt mit Farbschicht. Sie legen es mit der beschichteten Seite nach unten zwischen zwei Blätter Normalpapier. Der Druck des Stiftes überträgt die Farbe auf das untere Blatt. Im Sortiment finden Sie Kohlepapier von Pelikan und Kores® in DIN A4, in Packungen von 10 bis 100 Blatt.

Kohlepapier ist ideal, wenn Sie nur gelegentlich eine Durchschrift brauchen, etwa für einen handschriftlichen Brief, ein Protokoll oder einen Vertrag, oder wenn Sie mit der Schreibmaschine arbeiten. Ein Blatt lässt sich mehrfach verwenden, bis die Farbschicht erschöpft ist. Auch beim Basteln und Gestalten ist Kohlepapier beliebt, zum Beispiel um Motive auf Holz, Karton oder Stoff durchzupausen.

Typische Fehler und Lösungen

• Graue Flecken auf der Kopie: Die Kapseln wurden durch Druck beim Lagern, Transport oder Stapeln beschädigt. Papier flach und ohne Auflast lagern.
• Schrift erscheint nicht auf der Kopie: Falsche Reihenfolge, zum Beispiel zwei Oberblätter übereinander oder das Schlussblatt verkehrt herum. Lagenfolge prüfen.
• Schwache Durchschrift bei 4-fach-Sätzen: Mit festerem Druck schreiben, einen Kugelschreiber statt Gelstift verwenden und eine harte Schreibunterlage nutzen.
• Durchschrift auf dem nächsten Satz: Beim Ausfüllen eine Trennunterlage unter den aktuellen Satz legen.
• Papierstau im Drucker: Papier war zu feucht oder wurde aufgefächert. Neues Paket öffnen, nach dem Akklimatisieren direkt einlegen.
• Abgefärbte Finger bei Kohlepapier: Nur am Rand anfassen und die beschichtete Seite nicht berühren.

Lagerung

• Flach, trocken und bei Zimmertemperatur lagern, nicht in direkter Sonne.
• Keine schweren Gegenstände auf die Pakete stellen.
• Angebrochene Pakete wieder verschließen.
• Bedruckte Durchschriften nicht dauerhaft mit Weich-PVC-Folien oder Lösungsmitteln in Kontakt bringen.

Glossar

• CB: coated back, Oberblatt mit Kapselschicht auf der Rückseite.
• CFB: coated front and back, Mittelblatt mit beiden Schichten.
• CF: coated front, Schlussblatt mit Reaktionsschicht auf der Vorderseite.
• Carbonless / NCR: andere Bezeichnungen für selbstdurchschreibendes Papier.
• Satz: zusammengehörige Lagen eines Formulars, z. B. 3-fach.
• SRA3: Überformat für den Druck mehrerer Formulare pro Bogen.
• Fächerleim: Klebstoff, der Sätze zu einem Block verbindet und sich satzweise lösen lässt.

Wo Durchschreibepapier eingesetzt wird

Handwerk: Aufträge, Arbeitsberichte und Rechnungen, die beim Kunden ausgefüllt und unterschrieben werden.

Handel und Großhandel: Lieferscheine und Warenbegleitscheine mit Kopie für Fahrer und Lager.

Verwaltung und Behörden: Anträge, Übergabeprotokolle und Bescheinigungen, bei denen jede Partei ein identisches Exemplar erhält.

Praxen und Pflege: Übergabe- und Leistungsnachweise mit Kopie für Patient oder Angehörige.

Vereine und Schulen: Teilnahmebestätigungen, Ausleihscheine und Quittungen.

Fertig gedruckte Formularbücher für Standardvorgänge finden Sie unter Formularbuch, Quittung und Lieferschein.