Formulare

Nicht jeder Vordruck gehört in ein gebundenes Buch. Viele Dokumentationen entstehen Blatt für Blatt und werden anschließend in einer Akte, einem Ordner oder einer Mappe abgelegt: der Pflegebericht in der Bewohnerakte, das Wartungsprotokoll im Anlagenordner, der Kurzbrief beim Vorgang, auf den er sich bezieht. In dieser Kategorie finden Sie Formulare als Einzelblätter bzw. in Blockform, die genau für diese Arbeitsweise gedacht sind. Der Schwerpunkt des Sortiments liegt deutlich auf der Pflegedokumentation, ergänzt um Service- und Wartungsformulare, Kurzbriefe und Vordrucke für die private Vorsorge. Wenn Sie dagegen Durchschreibesätze in gebundener Form suchen, etwa Rapporte, Bautagebücher oder Kassenbelege, schauen Sie in die Kategorie Formularbuch.

Lose Formulare oder Formularbuch?

Beide Formen haben ihre Berechtigung. Die Entscheidung hängt davon ab, wo das ausgefüllte Dokument später leben soll.

Wer für jeden Klienten, jede Maschine oder jedes Mietobjekt eine eigene Akte führt, kommt mit losen Formularen meist besser zurecht.

Schwerpunkt Pflegedokumentation

Der größte Teil der Formulare in dieser Kategorie stammt von BOI und richtet sich an ambulante Pflegedienste und stationäre Einrichtungen. Die Vordrucke werden in Packungen zu 50 Stück angeboten und decken unterschiedliche Bausteine der Dokumentation ab. Beispiele aus dem Sortiment:

• Pflegebericht, beidseitig verwendbar, für den fortlaufenden Verlauf
• Vitalwerte und BZ-Profile für Messwerte wie Blutdruck, Puls oder Blutzucker
• Sturzanalyse/Sturzprotokoll und Bestimmung des Sturzrisikos
• Lagerungs- und Bewegungsprotokoll zur Dokumentation von Positionswechseln
• Leistungsnachweis Krankenkasse, auch in einer Ausführung nach SGB V
• Intensivdokumentation ambulant
• Pflegeberatung
• Arzt/Kontakt zur Dokumentation von ärztlichen Anordnungen und Kontakten
• Soziale Aktivitäten und Alltagsgestaltung

Einige Formulare gibt es in Varianten, die im Artikelnamen mit (A) und (S) gekennzeichnet sind. Welche Variante zu Ihrer Einrichtung passt, entnehmen Sie bitte der Artikelbeschreibung.

Tipps für die Praxis in der Pflege

1. Einheitlichkeit sichern: Legen Sie fest, welche Formulare in jeder Akte Pflicht sind, und bestellen Sie sie zentral. Gemischte Vordrucke verschiedener Stände erschweren Übergaben und Prüfungen. 2. Vorrat planen: Ein Beispiel: Ein ambulanter Dienst mit 60 Klientinnen und Klienten, für die je etwa zwei Seiten Pflegebericht im Monat anfallen, verbraucht rund 120 Blatt pro Monat, also mehr als zwei Packungen zu 50 Stück. Rechnen Sie Messprotokolle und Leistungsnachweise separat. 3. Dokumentenecht schreiben: Verwenden Sie Kugelschreiber, keine Bleistifte oder radierbaren Stifte. 4. Korrekturen nachvollziehbar halten: Fehler durchstreichen, sodass sie lesbar bleiben, mit Datum und Handzeichen. 5. Ablage strukturieren: Register oder Trennblätter in der Akte helfen, zwischen Stammdaten, Verlauf, Messwerten und Nachweisen zu wechseln.

Die konkreten Anforderungen an die Pflegedokumentation ergeben sich aus Vorgaben der Kostenträger, Qualitätsprüfungen und internen Standards. Diese Formulare sind ein Werkzeug, ersetzen aber keine Abstimmung mit Ihrer Pflegedienstleitung oder Ihrem Qualitätsmanagement.

Service- und Wartungsformulare

EICHNER bietet Service- und Wartungsformulare an. Sie eignen sich für Haustechnik, Facility Management, Kundendienst und Betriebe, die eigene Anlagen und Geräte regelmäßig prüfen. Ein gut geführtes Wartungsprotokoll beantwortet später die wichtigen Fragen: Wer hat wann was geprüft, welche Mängel wurden festgestellt, welche Teile wurden getauscht und wann ist der nächste Termin fällig? Legen Sie je Anlage einen eigenen Ordner an und heften Sie die Formulare chronologisch ab.

Kurzbrief: schnelle Kommunikation im Büro

Der Kurzbrief von LUMA wird in Packungen zu 100 Stück angeboten. Kurzbriefe enthalten typischerweise vorgedruckte Ankreuzfelder wie „zur Kenntnis“, „zur Erledigung“ oder „mit der Bitte um Rückruf“. Sie begleiten Unterlagen, die an Kollegen, Kunden oder Behörden weitergegeben werden, ohne dass ein eigenes Anschreiben formuliert werden muss. In Kanzleien, Behörden und Verwaltungen spart das täglich Zeit.

Vorsorge-Vordrucke für Privatpersonen

Der RNK-Verlag führt unter anderem ein Testament-Formular. Wichtig zu wissen: Ein privates Testament muss nach allgemeiner Rechtslage vollständig eigenhändig geschrieben und unterschrieben sein. Ein Vordruck kann daher als Orientierung und Formulierungshilfe dienen, ersetzt aber nicht die handschriftliche Abfassung. Bei Fragen zu Erbfolge, Pflichtteil oder Gestaltung wenden Sie sich bitte an eine Notarin, einen Notar oder eine anwaltliche Beratung.

Weitere Marken

Ergänzend finden Sie einzelne Formulare von AVERY Zweckform und SIGEL, deren Schwerpunkt im Bereich Formularbücher liegt.

Lagerung von Formularvorräten

• Packungen liegend und geschlossen lagern, damit sich die Blätter nicht wellen.
• Trocken und nicht in direktem Sonnenlicht aufbewahren.
• Nach dem Prinzip „first in, first out“ entnehmen, besonders wenn Vordrucke gelegentlich überarbeitet werden.
• Pro Station oder Team einen kleinen Handvorrat bereitstellen, den Hauptvorrat zentral verwalten.

Aufbewahrung ausgefüllter Formulare

Wie lange ausgefüllte Formulare aufbewahrt werden müssen, hängt stark vom Inhalt ab. Steuerlich relevante Belege unterliegen allgemein Fristen von 8 bzw. 10 Jahren. Für Pflegedokumentation, Wartungsnachweise und andere Fachunterlagen gelten je nach Bereich eigene Vorgaben. Klären Sie die Fristen für Ihre Einrichtung mit den zuständigen Stellen, Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Fachverband.

Kleines Glossar der Pflege- und Bürovordrucke

• Leistungsnachweis: Aufstellung der erbrachten Leistungen je Klient und Zeitraum, häufig mit Handzeichen der Pflegekraft und Bestätigung durch die versorgte Person. Grundlage für die Abrechnung mit dem Kostenträger.
• SGB V: Das Fünfte Buch Sozialgesetzbuch regelt die gesetzliche Krankenversicherung. Formulare mit diesem Zusatz sind auf Leistungen ausgerichtet, die über die Krankenkasse abgerechnet werden, etwa die häusliche Krankenpflege.
• Vitalwerte: Messgrößen wie Blutdruck, Puls, Temperatur oder Atmung, die regelmäßig erfasst und im Verlauf verglichen werden.
• BZ-Profil: Übersicht über Blutzuckerwerte zu festen Tageszeiten, oft ergänzt um Insulin- oder Medikamentengaben.
• Lagerungsprotokoll: Nachweis, wann und in welche Position eine Person umgelagert wurde, etwa zur Dekubitusprophylaxe.
• Wartungsprotokoll: Nachweis über Prüfung, Befund und Instandhaltung einer Anlage oder eines Geräts.
• Kurzbrief: standardisiertes Begleitschreiben mit Ankreuzfeldern, das ein individuelles Anschreiben ersetzt.

Einkaufscheckliste

• Welche Formulartypen braucht jede Akte, und wie viele Seiten fallen pro Monat an?
• Sind Varianten (zum Beispiel A und S) im Team einheitlich festgelegt?
• Passen Format und Ablagesystem zusammen?
• Kann der Bedarf über Kostenstellen im Kundenkonto auf Standorte oder Teams verteilt werden?

Firmenkunden können auf Rechnung bestellen; bei größeren Abnahmemengen gelten Staffelpreise. Den Überblick über alle Vordrucke und Bücher finden Sie unter Formulare & Geschäftsbücher.