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Formularbücher für Kasse, Baustelle, Personal und Verwaltung: Durchschreibebücher von AVERY Zweckform, SIGEL, herlitz, RNK-Verlag, OMEGA und KÖNIG & EBHARDT – vom Bautagebuch bis zum Bewirtungskostenbeleg.
Art.-Nr. ST489708
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Art.-Nr. ST623684
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Kaufratgeber · Lesezeit ca. 6 Min.
Formularbuch richtig auswählen
Ein Formularbuch bündelt vorgedruckte Vordrucke in gebundener Form, meist als Durchschreibebuch mit Original und Kopie. Das klingt unspektakulär, löst im Alltag aber ein echtes Problem: Überall dort, wo kein Rechner griffbereit ist oder ein Beleg sofort unterschrieben übergeben werden soll, sorgt das Formularbuch für einheitliche, vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnungen. Auf der Baustelle, an der Vereinskasse, im Kundendienst, am Empfang oder im Haushalt entsteht mit wenigen Handgriffen ein Dokument, von dem eine Ausfertigung beim Gegenüber bleibt und die andere im Buch. In dieser Kategorie finden Sie Formularbücher für sehr unterschiedliche Aufgaben. Spezialisierte Bereiche wie Quittungen, Lieferscheine und Fahrtenbücher haben eigene Unterkategorien mit ausführlichen Ratgebern. Hier geht es um das Prinzip Formularbuch und die vielen weiteren Einsatzfelder.
Die Bandbreite ist groß. Ein Blick auf das Sortiment zeigt typische Aufgabenfelder:
| Bereich | Beispiele aus dem Sortiment | Nutzen |
|---|---|---|
| Kasse und Buchhaltung | Einnahme-/Ausgabebeleg, Einnahmebeleg, Kassenabrechnung, Rechnung, Bewirtungskostenbeleg | Belege für Bargeldbewegungen und Abrechnungen sofort erzeugen |
| Bau und Handwerk | Bautagebuch, Bauabnahmeprotokoll, Rapport/Regiebericht, Wochenbericht | Arbeitszeiten, Leistungen, Mängel und Abnahmen dokumentieren |
| Büro und Personal | Kurzbrief, Urlaubsabwesenheitsmeldung | interne Abläufe standardisieren |
| Allgemein | Kolonnen-Durchschreibebuch | frei nutzbare Spalten für Listen mit Kopie |
| Privat | Haushaltsbuch | Einnahmen und Ausgaben im Haushalt im Blick behalten |
Die meisten Formularbücher sind als Blattsätze aufgebaut: Ein Originalblatt und eine oder mehrere Kopien liegen übereinander. Beim Schreiben überträgt sich die Schrift auf die darunter liegenden Blätter. Dafür gibt es zwei Verfahren:
Beim selbstdurchschreibenden Verfahren gilt: Legen Sie beim Ausfüllen immer das mitgelieferte Schreibschutzblatt oder den Deckel unter den aktuellen Satz. Sonst schreibt sich der Text auch auf die nächsten Seiten durch und macht sie unbrauchbar. Welche Technik ein Buch nutzt und wie viele Ausfertigungen es hat, steht in der jeweiligen Artikelbeschreibung.
Bei der Auswahl lohnt der Blick auf einige Merkmale, die sich im Alltag stark auswirken:
Baustelle und Handwerk: Ein Bautagebuch dokumentiert Wetter, anwesende Gewerke, Lieferungen, Behinderungen und besondere Vorkommnisse. Rapport- oder Regieberichte halten Stundenlohnarbeiten fest, die der Auftraggeber vor Ort gegenzeichnet. Das Bauabnahmeprotokoll schafft Klarheit über den Zustand zum Zeitpunkt der Abnahme und über festgestellte Mängel. Ein Wochenbericht fasst die Arbeit eines Mitarbeiters zusammen. All diese Unterlagen sind im Streitfall wertvoll, weil sie zeitnah und mit Unterschrift entstanden sind.
Gastronomie und Vertrieb: Der Bewirtungskostenbeleg hilft, Geschäftsessen nachvollziehbar zu dokumentieren. Allgemein werden dabei Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen festgehalten, zusammen mit der Rechnung der Gaststätte. Welche Angaben steuerlich im Einzelnen erforderlich sind, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Vereine und kleine Betriebe: Einnahme- und Ausgabebelege sowie die Kassenabrechnung schaffen Ordnung bei Bargeld, etwa beim Sommerfest, im Kiosk oder bei Mitgliedsbeiträgen. Mit Durchschlag bleibt die Kasse prüffähig.
Büro und Verwaltung: Kurzbriefe mit vorgedruckten Ankreuzfeldern beschleunigen die interne Weitergabe von Unterlagen. Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen schaffen einen einheitlichen Antragsweg.
Privathaushalt: Ein Haushaltsbuch hilft, Fixkosten und variable Ausgaben zu erfassen und Sparpotenziale zu erkennen.
1. Buch beim ersten Öffnen mit Firmenstempel, Zeitraum und Nummer kennzeichnen, wenn mehrere Bücher parallel im Umlauf sind. 2. Schreibschutz unter den aktuellen Blattsatz legen. 3. Mit festem Druck und einem Kugelschreiber schreiben; Gelstifte und Fineliner drücken oft zu wenig durch. 4. Alle Felder ausfüllen oder bewusst durchstreichen, damit nachträglich nichts ergänzt werden kann. 5. Unterschriften einholen, Original heraustrennen und übergeben. 6. Fehlerhafte Sätze nicht entfernen, sondern als ungültig kennzeichnen. So bleibt die Nummernfolge vollständig. 7. Volle Bücher mit Zeitraum beschriften und archivieren.
Formularbücher, die Buchungsbelege enthalten, etwa Einnahme- und Ausgabebelege oder Kassenabrechnungen, unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungsfristen. Für Buchungsbelege sind das in der Regel 8 Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre. Baudokumentation wird oft aus Gründen der Gewährleistung aufbewahrt. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten.
Für Firmenkunden sind der Kauf auf Rechnung und die Zuordnung zu Kostenstellen im Kundenkonto möglich. Bei größeren Mengen gelten Staffelpreise. Lose Vordrucke ohne Bindung finden Sie in der Kategorie Formulare.
Ein Formularbuch ist ein gebundener Block mit vorgedruckten Vordrucken, meist als Durchschreibebuch mit Original und Kopie, damit eine Ausfertigung übergeben werden kann und eine im Buch bleibt.
Die Blätter sind so beschichtet, dass sich die Schrift durch Druck auf die darunter liegenden Blätter überträgt. Ein separates Kohlepapier ist dann nicht nötig.
Meist fehlt das Schreibschutzblatt unter dem aktuellen Satz. Legen Sie es vor jedem Eintrag unter das letzte Blatt des Satzes.
Typisch sind Bautagebuch, Rapport- oder Regiebericht, Bauabnahmeprotokoll und Wochenbericht, je nachdem, ob Sie Tagesabläufe, Stundenlohnarbeiten, Abnahmen oder Wochenleistungen dokumentieren.
Ein Durchschreibebuch mit neutralen Spalten statt eines festen Vordrucks. Es eignet sich für Listen, Aufstellungen und Notizen, von denen Sie eine Kopie brauchen.
Für Buchungsbelege gelten allgemein 8 Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre. Die für Ihren Fall maßgebliche Frist klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Mit einem Kugelschreiber und festem Druck. Gelroller und Fineliner erzeugen oft zu wenig Druck für eine gut lesbare Kopie.
