Karteischrank

Die Karteikarte gilt vielen als Relikt, doch in Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Physiotherapien, Bibliotheken, Standesämtern, Archiven, Museen, Werkstätten und Vereinen ist sie weiterhin im Einsatz: als Patientenkartei mit Behandlungsverlauf, als Inventarkarte, als Mitgliederkartei, als Fahrzeug- oder Maschinenkarte, als Zettelkatalog oder schlicht als zuverlässige Papierkopie digitaler Daten. Ein Karteischrank bewahrt diese Karten aufrecht, sortiert, griffbereit und verschlossen auf. Dieser Ratgeber erklärt die Begriffe Bahn und Format, zeigt, wie Sie die Kapazität überschlagen, worauf es bei Mechanik und Schloss ankommt, welche Rolle der Datenschutz spielt und welche Modelle Tetricon.de für Praxis, Verwaltung und Archiv anbietet.

Wofür Karteischränke heute gebraucht werden

Auch im digitalen Büro gibt es Gründe für Papierkarteien:

• Praxen: Ältere Patientenkarteien müssen über die Aufbewahrungsfrist hinweg zugänglich bleiben, auch wenn die Praxis längst mit einer Praxissoftware arbeitet. Viele Praxen führen zudem Karteikarten für Impfungen, Röntgenkontrollen oder Laborwerte parallel.
• Bibliotheken und Archive: Zettelkataloge, Signaturkarten und Erschließungskarten im Format DIN A6 sind in Bestandskatalogen weit verbreitet.
• Verwaltung und Behörden: Personalkarteien, Lohnkarten, Grundbuch- und Meldekarteien werden als Nachweis vorgehalten.
• Werkstätten und Technik: Maschinenkarten mit Wartungsintervallen, Fahrzeugkarten, Prüfprotokolle für Leitern und Elektrogeräte.
• Vereine, Schulen, Musikschulen: Mitgliederkarten, Schülerkarteien, Instrumentenausleihe.
• Museen und Sammlungen: Inventarkarten mit Objektfoto, Herkunft und Standort.

Gemeinsam ist allen Anwendungen, dass viele gleich große Karten schnell gefunden werden müssen und der Zugriff kontrolliert sein soll. Genau dafür ist der Karteischrank gebaut.

Formate und Bahnen: die wichtigsten Begriffe

Karteischränke werden nach dem Kartenformat und der Anzahl der Bahnen beschrieben. Eine Bahn ist eine Reihe hintereinander stehender Karten in einer Schublade. Ein „A5 Karteischrank mit 2 Bahnen“ hat also Schubladen, in denen zwei Reihen von DIN-A5-Karten nebeneinander stehen, ein Beispiel dafür ist der A5 Karteischrank der Eigenmarke Tetricon in Lichtgrau. Die Breite des Schranks ergibt sich direkt aus Format und Bahnenzahl.

Die Zuordnung in der Tabelle ist eine Orientierung; ob Karten hoch oder quer stehen und wie viele Bahnen tatsächlich passen, entnehmen Sie dem Datenblatt des jeweiligen Modells. Karteikarten für Praxen werden häufig als DIN A5 quer geführt, Bibliothekskataloge als DIN A6 quer.

Kapazität überschlagen: eine Beispielrechnung

Wie viele Karten passen in einen Karteischrank? Das hängt von Kartendicke, Schubladentiefe und Bahnenzahl ab. Eine Karteikarte aus Karton mit etwa 190 g/m² ist rund 0,25 mm dick. Bei einer nutzbaren Schubladentiefe von etwa 50 cm und einem lockeren Befüllungsgrad von rund 80 Prozent, damit die Karten greifbar bleiben, ergibt sich pro Bahn:

• 50 cm x 0,8 = 40 cm nutzbare Länge, also 400 mm
• 400 mm geteilt durch 0,25 mm = etwa 1.600 Karten pro Bahn

Ein Schrank mit 6 Schubladen und 2 Bahnen bietet damit rund 12 Bahnen und als Beispielwert etwa 19.000 Karten; ein Modell mit 3 Bahnen entsprechend etwa 28.000 Karten. Patientenkarteien mit mehreren Blättern je Patient, Registerblättern und Einsteckhüllen sind erheblich dicker, rechnen Sie dann mit 2 bis 5 mm je Patientenkarte. Für eine Praxis mit 3.000 Karten à 3 mm Dicke wären das 9 Meter Kartenlänge, also etwa 23 Bahnen bei 40 cm Nutzlänge und somit zwei Schränke mit je 6 Schubladen und 2 Bahnen. Diese Werte sind Richtwerte zum Planen, nicht Herstellerangaben.

Bauweise und Mechanik: worauf es ankommt

Ein Karteischrank unterscheidet sich vom gewöhnlichen Schubladenschrank in mehreren Punkten:

• Schubladenhöhe: Die Schubladen sind so hoch, dass Karten aufrecht stehen und über die Oberkante gegriffen werden können. Ein Schrank mit etwa 131 bis 136 cm Höhe fasst sechs Schubladen, wie bei den Modellen von mauser, CP, Gürkan und LÜLLMANN im Sortiment.
• Vollauszug: Damit auch die hinterste Karte erreichbar ist, laufen die Schubladen auf Teleskop- oder Kugelführungen vollständig heraus. Achten Sie im Datenblatt auf die Angabe zum Auszug.
• Auszugssperre: Viele Karteischränke erlauben nur das Öffnen einer Schublade gleichzeitig. Das verhindert, dass der Schrank bei zwei voll beladenen offenen Schubladen nach vorn kippt. Dieses Merkmal ist bei schweren Karteien wichtig.
• Stützplatten und Trennwände: Verschiebbare Stützplatten halten die Karten aufrecht, auch wenn die Bahn nur zur Hälfte gefüllt ist. Prüfen Sie, wie viele Stützplatten beim Modell enthalten sind.
• Zentralverriegelung: Ein Schloss verriegelt alle Schubladen gleichzeitig. Standard ist ein Zylinderschloss, für Praxen mit mehreren Schränken ist gleiche Schließung eine Überlegung.
• Beschriftung: Schubladenfronten mit Beschriftungsschild und Griffleiste erleichtern das Auffinden der richtigen Schublade.

Stahl als Material: Vorteile für Archiv und Praxis

Alle Karteischränke im Sortiment bestehen aus pulverbeschichtetem Stahl. Stahl ist bei hohen Lasten formstabil, denn eine voll beladene Schublade mit Karteikarten wiegt schnell 30 bis 40 kg. Holzdekorschränke würden sich bei dieser Dauerlast durchbiegen. Stahl ist außerdem abwischbar, was in Praxen für Flächendesinfektion zählt, und unempfindlich gegen Schädlinge und Feuchtigkeitsschwankungen im Archivkeller. Die Farbpalette reicht von Lichtgrau und Reinweiß über Verkehrsweiß und Silber bis zu Anthrazit und Tiefschwarz, mauser bietet zudem Kombinationen aus Alu und Anthrazitgrau.

Datenschutz: Patientenkarteien und Personaldaten sicher verwahren

Karteikarten enthalten in Praxen Gesundheitsdaten, in Verwaltungen Personaldaten, in Vereinen Kontaktdaten. Solche Informationen unterliegen dem Datenschutz, und für Behandlungsunterlagen gilt zusätzlich die ärztliche Schweigepflicht. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt allgemein angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, damit Unbefugte keinen Zugriff erhalten. Ein abschließbarer Karteischrank mit Zentralverriegelung in einem nicht öffentlich zugänglichen Raum ist eine einfache und anerkannte Maßnahme dafür. Praktisch bedeutet das: Der Schrank steht nicht im Wartezimmer, sondern im Backoffice oder Archiv, der Schlüssel wird abgezogen und nicht im Schloss belassen, und es ist festgelegt, wer Zugang hat. Wie lange Patientenunterlagen aufzubewahren sind, hängt von Art der Behandlung und den berufsrechtlichen Vorgaben ab; häufig genannte Fristen liegen bei zehn Jahren, teils deutlich länger. Konkrete Pflichten klären Sie mit Ihrer Kammer oder Datenschutzbeauftragten; dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Karteischrank, Hängeregistraturschrank oder Schubladenschrank?

Die drei Bauformen sehen sich ähnlich, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Der Karteischrank ist auf stehende Karten in festen Formaten ausgelegt. Der Hängeregistraturschrank nimmt Hängemappen und Hängehefter in DIN A4 oder Folio auf, die an Schienen hängen, und eignet sich für lose Blattsammlungen je Vorgang. Der Schubladenschrank mit flachen Schubladen ist für Büromaterial, Werkzeug oder Kleinteile gedacht. Wer eine Patientenkartei in Karteitaschen führt, ist beim Karteischrank richtig; wer je Patient eine Hängemappe mit losen Befunden nutzt, greift zur Hängeregistratur. In manchen Praxen stehen beide nebeneinander. Weitere Bauformen finden Sie in der Übersicht aller Schränke.

Platzbedarf und Aufstellung

Karteischränke sind etwa 59 bis 62 cm tief. Zum Öffnen einer Schublade benötigen Sie zusätzlich die Auszugslänge plus Stehfläche für die Person, rechnen Sie also mit rund einem Meter freiem Raum vor der Front. In schmalen Archivgängen stellen Sie Schränke daher besser so, dass gegenüber keine weiteren Schubladenmöbel stehen. Achten Sie auf einen ebenen Boden, damit die Schubladen sauber laufen, und beachten Sie die Bodenbelastung: Mehrere voll beladene Karteischränke bringen auf kleiner Fläche erhebliche Lasten, in Altbauten oder Obergeschossen lohnt ein Blick auf die zulässige Deckenlast. Schwere Schränke liefern wir per Spedition frei Bordsteinkante; organisieren Sie den Transport zum Aufstellort mit ausreichend Personal oder einer Sackkarre.

Checkliste für den Einkauf

• Kartenformat festlegen: DIN A4, A5 oder A6, hoch oder quer.
• Kartenbestand zählen oder messen und Zuwachs der nächsten fünf Jahre einplanen.
• Bahnenzahl und Schubladenzahl aus der Kapazitätsrechnung ableiten.
• Vollauszug, Auszugssperre und Stützplatten im Datenblatt prüfen.
• Schloss und gegebenenfalls gleiche Schließung für mehrere Schränke festlegen.
• Farbe zur Praxiseinrichtung oder zum Büro abstimmen.
• Aufstellort mit Auszugsbereich und Bodenlast prüfen.

Marken im Sortiment

mauser ist mit der Serie client entry in Lichtgrau, Reinweiß und Alu-Anthrazit in zwei Breiten am stärksten vertreten. CP bietet die Serien Acurado und C 3000 Asisto mit sechs Schubladen, Gürkan und LÜLLMANN liefern solide Karteischränke in Lichtgrau, Anthrazit, Reinweiß und Tiefschwarz. BISLEY steht für hochwertige britische Stahlmöbel, und unter der Eigenmarke Tetricon finden Sie den A5 Karteischrank mit zwei Bahnen als preisbewussten Einstieg.

Bestellen für Praxen, Verwaltungen und Archive

Praxen, Kanzleien, Behörden und Einrichtungen bestellen bei Tetricon.de auf Rechnung. Bei mehreren Schränken für Archiv oder Praxisgemeinschaft greifen Staffelpreise, und im Kundenkonto ordnen Sie Bestellungen Kostenstellen zu. Für größere Archivprojekte oder Sonderwünsche wie gleiche Schließung nutzen Sie den Beschaffungsservice.